Avec la lettre recommandée électronique, Ifnor fait rimer modernité et écoresponsabilité  

Tous les ans, plusieurs millions de convocations sont envoyées par les syndics de copropriété. Cette démarche est coûteuse et génère une quantité de papier considérable. Soucieux de moderniser ses services et de simplifier vos démarches, Ifnor vous propose depuis plusieurs mois le recours à la lettre recommandée électronique (LRE) : une solution innovante, pratique et écoresponsable. 

Dans cet article, nous vous présentons en détail le cadre légal, le processus d’utilisation, les avantages de la LRE.

La Lettre recommandé électronique, c’est quoi ? 

L’avis électronique s’adresse aux syndics de copropriété et vise à faciliter les communications réglementées au sein de votre copropriété. La LRE est utilisable dans plusieurs situations : les convocations d’assemblées générales, les procès-verbaux d’assemblées générales, les mandats de gestion locative et les mandats de transaction

L’utilisation de la lettre recommandée est obligatoire pour toutes les autres communications réglementées.

Cadre légal et utilisation de la lettre recommandée électronique

La dématérialisation des convocations aux assemblées générales et des notifications en copropriété a été annoncée par la loi Alur. Depuis le décret du 21 octobre 2015, le syndic peut convoquer les copropriétaires et leur adresser les procès-verbaux par voie électronique. Ce remplacement de la lettre recommandée avec accusé de réception par la lettre recommandée électronique offre une alternative moderne et efficiente.

L’acceptation de la LRE est soumise à l’autorisation préalable et écrite de chaque copropriétaire. Ifnor respecte votre liberté de choix, et chaque copropriétaire peut décider individuellement d’opter ou non pour ce mode de notification. Vous pouvez donner votre accord directement depuis votre espace personnel, sur le portail client accessible en ligne.

Une fois l’accord obtenu, la procédure d’envoi est simple. Le copropriétaire est informé qu’il va recevoir une LRE, puis il a 15 jours pour accepter ou refuser cette notification. En cas d’acceptation, le contenu est envoyé par courrier électronique. La date de réception est fixée au lendemain de l’envoi par le tiers chargé de l’acheminement.

Coté expéditeur, une preuve dépôt et de transmission est générée au moment ou la LRE est reçue dans la boite mail du destinataire. Cette preuve de dépôt comporte les éléments suivants :

• le nom et le prénom ou la raison sociale de l’expéditeur, ainsi que son adresse électronique,
• le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique,
• un numéro d’identification unique de l’envoi attribué par le prestataire,
• la date et l’heure du dépôt électronique de l’envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié,
• la signature électronique avancée ou le cachet électronique avancé, utilisé par le prestataire de services qualifié lors de l’envoi.

La preuve de dépôt fait alors courir les délais légaux.

Ensuite, selon l’action du destinataire, l’expéditeur reçoit un accusé de réception ou bien une preuve de négligence.  Conformément au décret, l’avis électronique, les pièces jointes ainsi que toutes les preuves sont archivées en ligne et vous y avez accès pendant un an.

Depuis octobre 2015, l’ensemble des notifications et mises en demeure prévues par la loi en copropriété peut être adressé par voie électronique. Ifnor s’adapte à cette évolution en offrant un large éventail de services notifiables par LRE, y compris les convocations, les procès-verbaux et les mises en demeure.

Les avantages de la lettre recommandée électronique

1. Rapidité et efficacité. La LRE offre un envoi instantané, accélérant ainsi la communication entre le syndic et les copropriétaires. Les notifications importantes, telles que les convocations à l’assemblée générale, peuvent être transmises rapidement, permettant à chacun de prendre les dispositions nécessaires dans les délais impartis.
2. Des économies de coûts. La dématérialisation des envois permet de réduire significativement les coûts associés à l’impression, à l’affranchissement et à l’acheminement postal. Ifnor vous propose une solution économique avec une conservation sécurisée des documents pendant un an. C’est quatre à cinq fois moins cher qu’un envoi postal.
3. Une souplesse d’utilisation. Les copropriétaires ont la flexibilité de recevoir les notifications par voie électronique par la société AR24, le prestataire retenue par Ifnor pour superviser l’utilisation de la LRE , tout en conservant la possibilité de revenir sur leur décision à tout moment. Ifnor respecte votre liberté de choix et facilite la gestion des consentements par le biais de notre gestionnaire de consentements.
4. Le respect de la législation et de la sécurité. Ifnor garantit le respect de la législation en vigueur, en particulier du règlement eIDAS de l’Union européenne, en assurant la vérification des identités de l’expéditeur et du destinataire par des certificats de signature électronique ou des cachets électroniques qualifiés.

Ifnor, votre syndic à la pointe de l’innovation

Ifnor se distingue en étant l’un des rares syndics à mettre en place la lettre recommandée électronique au service de ses copropriétaires, directement depuis votre interface en ligne sur le portail ifnor.fr. Nous croyons en l’importance d’adopter des pratiques modernes pour simplifier votre vie quotidienne et améliorer notre communication.

N’hésitez pas à contacter notre équipe pour toute question ou pour obtenir plus d’informations sur la lettrerecommandée électronique. Ifnor reste à votre écoute pour vous accompagner dans cette transition vers une gestion plus efficace et connectée de votre copropriété.

Au plaisir de vous accompagner vers un avenir numérique et pratique !